Online, offline, hybrid – Interview mit YAEZ-GF Simon Keller
Wie läuft das eigentlich ab hinter den Kulissen, wenn man vor einem Lockdown ein Event plant – und dann doch alles anders kommt? YAEZ-Geschäftsführer Simon Keller gibt im XING-Blog einen Einblick in unsere Event-Planung und den Umgang mit so einer Situation. Wie Bettina Knauer von XING schreibt, ein „Paradebeispiel für Flexibilität und Kreativität, wie wir sie 2020 bei so vielen Eventplaner·innen erlebt haben.“
XING: Sie haben für den Kongress 2020 aufgrund der pandemischen Entwicklung mit allen Eventformaten geplant und sind letztlich bei einem reinen Online-Event gelandet. Zeichnen Sie doch einmal die Organisation nach – wann haben Sie welche Entscheidung getroffen? Und wie wurde der Kongress letztendlich umgesetzt?
Simon Keller: Genau, das ist richtig. Wir haben von unserem Kunden, der Baden-Württemberg Stiftung, im Februar 2020 den Auftrag zur Umsetzung von Mission M bekommen. Das Format war bereits erprobt und fand 2018 als zweitägiger Kongress in Stuttgart statt. Bis zum Ausbruch der Pandemie Mitte März 2020 haben wir ein klassisches Event geplant, mit interessanten Speaker·innen und abwechslungsreichen Formaten. Auch ein klassisches After Work Event am ersten Veranstaltungsabend war in Planung – heute fast undenkbar.
Im Frühjahr war der November noch weit entfernt und man konnte sich den Verlauf der Pandemie so nicht vorstellen. Die Planungen liefen also weiter. Als Agentur haben wir aber darauf geachtet, keine großen Verbindlichkeiten einzugehen. Ende April haben wir begonnen, Mission M als Hybrid-Event zu kommunizieren – damals noch ein wenig geläufiges Wort in diesem Kontext.
Die Location sollte von einem Partner zur Verfügung gestellt werden. Es war allerdings schnell klar, dass wir dort aufgrund der Hygienevorgaben kein Hybrid-Event durchführen konnten. Aus diesem Grund haben wir uns für den Locationwechsel entschieden und sind in die Wagenhallen Stuttgart ausgewichen – das war im Juni 2020. Neben dem schönen Ambiente gibt es dort mehrere große Räume für die parallel laufenden Programmstränge sowie genug Platz, um ein größeres Publikum vor Ort unterzubringen – unter Beachtung der Hygienemaßnahmen.
Die Entscheidung, einen reinen Online-Kongress umzusetzen, hat die Baden-Württemberg Stiftung Mitte Oktober aufgrund der dynamischen Entwicklung getroffen. Das war circa zwei Wochen vor dem Event. Aufgrund des sanften Lockdowns Anfang November in Baden-Württemberg und der Einstufung der Location als Kulturbetrieb konnte die finale Entscheidung, ob Mission M überhaupt stattfinden kann, erst 48 Stunden vor dem Aufbau getroffen werden. Mittlerweile hatten wir ein Backup in der Tasche, bei dem wir aus den Räumlichkeiten der Stiftung gestreamt hätten.